Mit KI arbeiten, ohne Technikwissen. Wo du anfängst.

Diese Seite fängt mit deiner Arbeit an

Die meisten Anleitungen zu diesem Thema fangen mit Werkzeugen an. Das ist der Grund, warum so viele Betriebe drei Abos haben und trotzdem nichts anders machen als vorher.

Diese Seite fängt mit deiner Arbeit an. Sie ist für Inhaber und Teams kleiner Betriebe, die selbst mit diesen Werkzeugen umgehen lernen wollen: Ferienvermieter, Gastronomie, Handwerk, Praxen, Einzelhandel. Du brauchst kein Vorwissen und du musst hier nichts kaufen. Am Ende steht, wie es weitergeht, wenn du willst.

Geschrieben hat das Timon Grimm. Er wohnt auf Borkum, hat vorher sechs Jahre in der Gastronomie gearbeitet und später die KI-Abteilung einer Marketingagentur geleitet.

Nicht welches Werkzeug, sondern welche Aufgabe

Nimm eine Sache, die du diese Woche mindestens dreimal machst und die dich nervt. Die Absage an eine Anfrage, die nicht passt. Die Anreise-Mail. Die Antwort auf eine Bewertung. Der Text für den Aushang.

Diese eine Aufgabe machst du zwei Wochen lang mit einem Sprachmodell, und zwar so, dass du das Ergebnis vorher noch selbst liest und korrigierst. Danach weißt du aus eigener Anschauung, wo es hilft und wo es Unsinn schreibt. Das ist mehr wert als jede Übersicht über zwanzig Werkzeuge.

Wie fange ich als kleiner Betrieb mit KI an, ohne Technikwissen?

Nicht mit einem Werkzeug, sondern mit einer Aufgabe. Such dir eine Tätigkeit, die du mindestens dreimal pro Woche machst und die dich nervt: eine wiederkehrende Mail, eine Absage, eine Bewertungsantwort. Diese eine Aufgabe erledigst du zwei Wochen lang mit einem Sprachmodell und liest jedes Ergebnis vorher gegen. Danach entscheidest du aus eigener Erfahrung, nicht aus Werbung.

Was du dafür brauchst: ein kostenloses Konto bei einem der großen Anbieter und zwanzig Minuten am Tag. Keine Software, keine Einrichtung, keine Beratung. Was du dabei nicht tust: echte Kundendaten eintippen, solange du nicht geklärt hast, welcher Dienst was damit macht. Dazu weiter unten mehr.

Kein Entweder-oder, sondern eine Aufteilung

Muss ich KI selbst lernen oder soll ich das jemanden machen lassen?

Beides, aber an verschiedenen Stellen. Selbst lernen solltest du alles, was du täglich oder wöchentlich brauchst und was dein Urteil verlangt: schreiben, formulieren, sortieren, recherchieren. Abgeben solltest du alles, was einmal eingerichtet wird und danach läuft: Anbindungen zwischen Programmen, Assistenten am Telefon, automatische Abläufe. Faustregel: Was du oft machst, lernst du. Was einmal gebaut wird, lässt du bauen.

Der praktische Grund dafür ist unromantisch. Wer die tägliche Arbeit abgibt, muss jedes Mal jemanden fragen, wenn sich etwas ändert, und in einem kleinen Betrieb ändert sich ständig etwas. Wer umgekehrt versucht, die Einrichtung selbst zu stemmen, verbringt drei Wochenenden mit einer Schnittstelle und hat danach etwas, das niemand wartet.

Der Satz, der dir die Entscheidung abnimmt: Wenn du die Aufgabe in einem Jahr immer noch selbst machen wirst, lern sie. Wenn sie in einem Jahr unsichtbar im Hintergrund laufen soll, lass sie bauen.

Alle drei funktionieren ohne Anbindung an irgendetwas

Mails, die du sowieso schreibst. Die Anreise-Info, die Antwort auf haben Sie noch frei, die Absage an eine Anfrage, die nicht passt. Du gibst dem Modell einmal deinen Ton vor, dann formulierst du in drei Sätzen den Fall und bekommst einen Entwurf, den du anpasst.

Angebote und Kostenvoranschläge vorbereiten. Nicht die Preise, sondern die Struktur und den Text. Positionen aus deinen Vorlagen zusammenstellen, Formulierungen aus einem alten Angebot übernehmen, das Anschreiben schreiben. Die Zahlen setzt du.

Texte, die dir schwerfallen. Der Aushang, die Beschreibung der Wohnung, der Social-Media-Text, die Antwort auf eine schlechte Bewertung. Gerade bei Bewertungsantworten ist der Gewinn weniger die Zeit als der Abstand: Du schreibst nicht mehr im Ärger.

Welche KI-Tools lohnen sich für einen kleinen Betrieb mit fünf Leuten wirklich?

Für den Anfang genau eines: ein allgemeines Sprachmodell für Texte, Mails und Angebotsentwürfe. Spezialwerkzeuge lohnen sich erst, wenn eine Aufgabe oft genug vorkommt, dass ein eigenes Abo günstiger ist als die Zeit, die es spart. Rechne das aus, bevor du abschließt: wie oft im Monat, wie viele Minuten, was es kostet.

Die Angst heißt fast nie, ich verstehe die Technik nicht

Sie heißt werde ich danach noch gebraucht oder soll ich jetzt für zwei arbeiten. Wer darauf mit einer Werkzeug-Schulung antwortet, hat die Frage nicht gehört.

Wie nehme ich mein Team mit, das Angst vor KI und Automatisierung hat?

Rede nicht über Technik, sondern über die Arbeit. Frag zuerst, welche Aufgabe im Team am meisten nervt, und fang genau dort an, nicht dort, wo am meisten Zeit zu sparen wäre. Sag klar, was nicht passiert: keine Kündigung wegen eines Werkzeugs, keine Entscheidung ohne Mensch, keine heimliche Überwachung. Und lass die Leute selbst ausprobieren, statt es ihnen vorzuführen.

Fang bei der nervigsten Aufgabe an, nicht bei der teuersten. Wer erlebt, dass ihm etwas Lästiges abgenommen wird, probiert von allein weiter.

Sag, wo Schluss ist. Schreib auf, was das Werkzeug nicht entscheidet: keine Preise, keine Absagen, keine Personalfragen, keine fachliche Bewertung. Ein Satz an der Pinnwand ist mehr wert als eine Richtlinie im Ordner.

Nimm die skeptischste Person zuerst mit. Nicht die neugierigste. Wenn die Skeptikerin es benutzt, benutzt es der Rest.

Fünf Bausteine, immer in dieser Reihenfolge

Der häufigste Grund für schlechte Ergebnisse ist nicht das Modell, sondern die Anweisung. Rolle: wer soll antworten. Aufgabe: was genau soll entstehen. Kontext: was muss man wissen, also Zeitraum, Belegung, Hausregel, was schon besprochen wurde. Format: wie lang und wie aufgebaut. Ton: wie soll es klingen.

Wie schreibe ich gute Prompts für Angebote, Mails und Texte in meinem Geschäft?

Fünf Bausteine, immer in dieser Reihenfolge: Rolle, Aufgabe, Kontext, Format, Ton. Also: Wer antwortet, was genau soll entstehen, was muss man dafür wissen, wie lang und wie aufgebaut, und in welchem Ton. Wer nur die Aufgabe hinschreibt, bekommt Werbedeutsch zurück. Der Kontext ist der Baustein, den fast alle weglassen, und der die Qualität am stärksten verändert.

Was du danach tust: Das Ergebnis lesen und dem Modell sagen, was nicht stimmt. Zu lang. Klingt nach Prospekt. Die Endreinigung soll nicht im ersten Satz stehen. Zwei Korrekturrunden sind normal und gehören dazu. Wer den ersten Entwurf ungelesen verschickt, hat das Werkzeug falsch verstanden.

Der Abschnitt, in dem wir am wenigsten sagen dürfen

Welche KI darf ich mit Kundendaten nutzen?

Bevor personenbezogene Daten in ein Werkzeug gehen, muss geklärt sein, welche Daten es überhaupt braucht, welcher Anbieter beteiligt ist, wo verarbeitet wird und welche Vereinbarungen und Hinweise nötig sind. Eine pauschale Zusage wäre ohne Prüfung deines konkreten Einsatzes nicht seriös. Praktischer Zwischenschritt: Übe zuerst mit Fällen, in denen keine echten Namen und Adressen vorkommen.

Für die rechtliche Bewertung deines konkreten Falls brauchst du qualifizierte Beratung. Das ist keine Leistung von uns und soll es auch nicht werden.

Dieser Abschnitt ist ausdrücklich auch gegen uns gerichtet

Stell diese Fragen jedem Anbieter, uns eingeschlossen, und achte weniger auf die Antwort als darauf, wie schnell sie kommt. Erstens: Was sagst du zu, und was ausdrücklich nicht? Wer alles zusagt, sagt nichts zu. Zweitens: Baust du das selbst, oder gibst du es weiter? Beides ist in Ordnung, nur wissen solltest du es. Drittens: Was passiert, wenn ich in einem Jahr wechseln will, und wem gehören Domain, Quellcode, Konten und Daten? Viertens: Was kostet es, wenn es fertig ist, also laufend, nicht einmalig. Fünftens: Kannst du mir einen Fall nennen, in dem du abgeraten hast?

Woran erkenne ich einen seriösen KI-Berater und woran einen Blender?

Am Umgang mit Zusagen. Ein seriöser Anbieter trennt, was er selbst kontrolliert, also Technik, Einreichungen, Inhalte und Termine, von dem, was Dritte entscheiden: Rankings, Nennungen in Antwortmaschinen, dein Umsatz. Wer dir eine Position bei Google oder eine Erwähnung in ChatGPT garantiert, garantiert etwas, das er nicht kontrolliert. Frag außerdem, wem Domain, Code und Zugänge gehören.

Und die unangenehme Frage, die du uns stellen solltest: Eure eigene Website war bis vor kurzem bei Google kaum auffindbar, warum sollte ich euch das abnehmen? Die ehrliche Antwort ist, dass wir die Ausgangslage offengelegt haben, bevor wir etwas verändert haben, und dass die Seite zum Messzeitpunkt neun Tage alt war. Wer dir auf so eine Frage keine überprüfbare Antwort gibt, sondern das Thema wechselt, hat sie beantwortet.

Kurz, weil es sich häufig ändert

Für Beratungs- und Digitalisierungsvorhaben kleiner Unternehmen gibt es Programme auf Bundes- und auf Landesebene, unter anderem über das BAFA, über Mittelstand-Digital und in Niedersachsen über die NBank. Die Bedingungen, Fristen und Fördersätze unterscheiden sich je Programm und ändern sich regelmäßig; welche Kosten anerkannt werden, steht in den jeweiligen Richtlinien.

Gibt es Förderung für Digitalisierung in kleinen Unternehmen?

Es gibt Programme auf Bundes- und Landesebene, unter anderem über das BAFA, Mittelstand-Digital und in Niedersachsen über die NBank. Welche Kosten anerkannt werden und welche Fristen gelten, steht in den jeweiligen Richtlinien und ändert sich regelmäßig. Frag die offiziellen Stellen direkt oder deine Kammer. Förderberatung ist keine Leistung, die wir anbieten.

Drei Wege, keiner davon Voraussetzung für die anderen

Die Digital-Sprechstunde auf Borkum. Ein geplantes Format in kleiner Runde an wechselnden Orten: ein kurzer Impuls, danach geht es um eure Betriebe. Wer ein konkretes Problem mitbringt, bekommt es angeschaut. Kein Verkauf im Raum. Was ein Termin kostet, steht bei der Anmeldung direkt am jeweiligen Termin.

Der Workshop, wenn du mehr Tiefe willst. Ein halber Tag, kleine Gruppe, an echten Aufgaben aus deinem Betrieb: Mails und Angebote, Google-Profil und Bewertungen, Anfragen automatisieren, Assistenten am Telefon und im Chat samt Datenschutz, Inhalte für Social Media und Google. Ihr entscheidet vorher, woran gearbeitet wird. Ab 690 Euro je Betrieb.

Wenn nach dem Lernen etwas gebaut werden soll. Dann ist der Einstieg der Digital-Check, und der ist eine andere Leistung als diese Seite.

Gibt es einen KI-Workshop für Unternehmer auf Borkum oder an der Nordsee?

Ja. Synectos bietet auf Borkum einen halbtägigen Workshop für kleine Betriebe an, in kleiner Gruppe und an echten Aufgaben aus den teilnehmenden Betrieben: Mails und Angebote, Google-Profil und Bewertungen, Anfragen automatisieren, Assistenten am Telefon. Die Themen werden vorher abgestimmt, Termine liegen in der Nebensaison und werden nach der Anmeldung vereinbart. Ab 690 Euro je Betrieb.

Fragen und Antworten

Der nächste Schritt

Der Digital-Check ist eine Stunde in deinem Betrieb und ein Bericht mit drei nächsten Schritten. Für eine erste Frage reicht die Sprechstunde.