Was ist eine digitale Gästemappe überhaupt?
Eine digitale Gästemappe ist ein online abrufbarer Welcome Guide für deine Unterkunft. Deine Gäste öffnen ihn über einen Link oder einen QR-Code und finden dort die Informationen für Anreise, Aufenthalt und Abreise an einem Ort. Das beschreiben Anbieter wie eviivo und WonderGuest übereinstimmend.
Der praktische Unterschied zur Papiermappe im Küchenschrank: Die digitale Version ist schon erreichbar, bevor der Gast auf der Fähre sitzt. Genau da entstehen die meisten Anrufe. Wo darf ich parken, wann ist die Wohnung frei, wo hängt der Schlüsselsafe. Anbieter positionieren die Mappe deshalb als zentrale Informationsquelle für die Zeit vor der Anreise und während des Aufenthalts.
Zweiter Punkt: Du kannst die Inhalte zentral aktualisieren. Ändert sich die Müllabfuhr oder macht dein Lieblingsbäcker Winterpause, änderst du einen Eintrag statt zwölf gedruckte Mappen. Das ist eine Anbieterangabe, aber sie leuchtet in der Praxis ein.
Welche Bereiche gehören in die Mappe?
Ich gliedere die Mappe in sieben Bereiche. Diese Struktur deckt den Aufenthalt von der Buchungsbestätigung bis zum Schlüsselwurf ab.
| Bereich | Inhalt |
|---|---|
| Begrüßung und Kontakt | Kurze Willkommensnachricht, dein Name, Telefonnummer, Erreichbarkeit |
| Anreise und Check-in | Adresse, Anfahrt, Check-in-Zeit, Zugang, Schlüsselübergabe, Notfalllösung |
| Unterkunft und Ausstattung | WLAN, Heizung, Küchengeräte, Bad, Parkplatz, Besonderheiten |
| Hausregeln | Rauchen, Haustiere, Ruhezeiten, Besucher, Müll, Außenbereiche |
| Sicherheit und Notfall | Adresse der Unterkunft, Notrufnummern, Arzt, Kontakt bei technischen Problemen |
| Empfehlungen vor Ort | Gastronomie, Einkauf, Freizeit, Sehenswürdigkeiten, Mobilität |
| Abreise | Uhrzeit, Schlüsselrückgabe, Müll, Geschirr, Fenster, Heizung, Schäden melden |
Diese Gliederung stützt sich auf die Inhaltslisten von Verto AI, QR-Cube, Gastfreund und einer Vorlage von STyQR.
Was brauchen Gäste wirklich beim Check-in?
Der Check-in ist der Moment mit den meisten Rückfragen. Vier Angaben sind Pflicht: Adresse, Anfahrt, Check-in-Zeit und Zugang. Zum Zugang gehören Schlüsselübergabe, Schlüsselsafe oder digitales Schloss sowie ein Kontakt, wenn etwas nicht klappt.
Auf Borkum kommt die Anreiselogistik dazu. Schreib konkret hin, wie der Weg vom Fähranleger zur Wohnung aussieht, ob die Inselbahn oder der Bus sinnvoller ist, wie lange der Fußweg vom Bahnhof dauert und wo Gäste mit Gepäck absetzen können. Wenn du einen Stellplatz hast, beschreibe ihn mit Hausnummer und Erkennungsmerkmal, nicht nur mit dem Wort Hinterhof.
Ein Satz, der viele Anrufe erspart: Was passiert, wenn die Fähre Verspätung hat oder ausfällt. Schreib die Fallback-Lösung hin, bevor der Gast am Anleger steht und dein Telefon klingelt.
Schick den Link zur Mappe nicht erst am Anreisetag. Sinnvoll sind zwei Zeitpunkte: einmal direkt nach der Buchungsbestätigung und einmal ein bis zwei Tage vor Anreise. In der Wohnung hängt dann zusätzlich ein QR-Code an einer Stelle, die jeder findet.
Wie detailliert müssen Ausstattung und Hausregeln beschrieben sein?
So detailliert, dass niemand raten muss. WLAN-Zugang und Hausregeln sind Kerninhalte jeder Mappe. Bei der Technik helfen konkrete Bedienungshinweise statt allgemeiner Sätze.
WLAN: Netzname und Passwort exakt so, wie sie auf dem Router stehen, inklusive Groß- und Kleinschreibung
Heizung und Warmwasser: wo der Regler sitzt, wie lange es dauert, was der Gast nicht verstellen soll
Küche: Herd, Geschirrspüler, Kaffeemaschine, wo Tabs und Filter liegen
Waschmaschine und Fernseher: Kurzanleitung in drei Schritten, keine Bedienungsanleitung im PDF-Format
Sicherungskasten: Standort und was zu tun ist, wenn eine Sicherung fliegt
Hausregeln: Rauchen, Haustiere, Ruhezeiten, Besucher, Nutzung von Balkon oder Garten
Müll verdient auf der Insel einen eigenen Absatz. Welche Tonne steht wo, wann wird abgeholt, was gehört in die gelbe Tüte. Das klärt einen Großteil der Beschwerden nach der Abreise, bevor sie entstehen.
Übernimm keine Vorlageninhalte für Ausstattung, die du nicht hast. Wenn in der Mappe ein Fahrradraum steht, den es nicht gibt, hast du eine Erwartung erzeugt, die du nicht einlösen kannst. Umgekehrt brauchen Sauna, Kamin, Garten oder eine Ladestation jeweils eigene Hinweise.
Warum braucht die Abreise eine eigene Anleitung?
Weil unklare Abreiseregeln direkt auf deine Reinigungszeit durchschlagen. Die Mappe sollte Abreisezeit, Schlüsselrückgabe und die erwarteten Tätigkeiten benennen. Dazu gehören Müll rausbringen, Geschirrspüler ausräumen, Fenster schließen, Heizung herunterdrehen und Schäden melden.
Formuliere das als kurze Liste mit Häkchen-Charakter, nicht als Fließtext. Und nenne eine Uhrzeit, keine Formulierung wie am Vormittag. Wenn zwischen Abreise und nächster Anreise nur wenige Stunden liegen, hilft ein Satz dazu, warum die Zeit knapp ist. Gäste halten sich eher an eine Regel, deren Grund sie kennen.
Ebenso wichtig: Sicherheit und Notfall. Die Adresse der Unterkunft gehört sichtbar in die Mappe, damit sie im Ernstfall am Telefon vorgelesen werden kann. Dazu Notrufnummern, die nächste medizinische Anlaufstelle und dein Kontakt für technische Probleme.
Wie aktuell müssen Empfehlungen und Tipps sein?
Regionale Empfehlungen ergänzen den Serviceteil: Restaurants, Einkaufsmöglichkeiten, Ausflugsziele, Aktivitäten, Veranstaltungen. Auf den Inseln haben diese Inhalte eine kurze Halbwertszeit. Öffnungszeiten ändern sich zwischen Saison und Nebensaison, Betriebe schließen im Winter, Fahrpläne werden angepasst.
Mein Vorschlag: Verlinke bei Gastronomie und Fahrplänen auf die jeweilige offizielle Seite statt Zeiten abzutippen. Dann veraltet dein Text nicht, sobald jemand anders etwas ändert. Und setz dir zweimal im Jahr einen Termin, an dem du den Empfehlungsteil durchgehst, zum Beispiel vor Ostern und vor den Herbstferien.
Trenn dabei sauber zwischen notwendigen Informationen für den Aufenthalt und optionalen Service- oder Verkaufsinhalten. Late Check-out, Wellnessangebote oder Brötchenservice kannst du anbieten, sie sind aber kein Pflichtbestandteil. Anbieter werben damit, dass digitale Mappen Zusatzumsatz, Direktbuchungen und Zufriedenheit steigern. Das sind Werbeversprechen der Anbieter, keine unabhängig belegten Wirkungen. Was du sicher hast: einen Ort, an dem alle Antworten stehen.
Wenn du wissen willst, welche Inhalte bei dir fehlen und wie du Mappe, Buchungsbestätigung und Website zusammenbringst, schau dir mit mir deinen Ablauf an. Du kannst dafür einen Digital-Check anfragen, maximal 149 Euro, ohne Verpflichtung danach.
