Referenz / Web-App & Automation
Eine Surfschule, die nach Wind und Tide plant.Ohne Telefonkette.
Für die ÖY Wassersportbasis Borkum wurde aus Boards, WhatsApp-Gruppen und Zuruf ein eigenes Kursmanagement: Anmeldung, Wochenplan, Wind- und Tide-Ampel, Gästekommunikation und Backup in einem System, das die Station im Alltag trägt.
Case lesen- Ort
- Borkum, Nordstrand
- Zeitraum
- Juni bis September 2026, läuft weiter
- Leistung
- Web-App, Automation, KI-Assistent
- Status
- Im Betrieb
ÖY WASSERSPORT · REFERENZ · SYNECTOS · ÖY WASSERSPORT · REFERENZ · SYNECTOS · ÖY WASSERSPORT · REFERENZ · SYNECTOS
Der Weg
Von der Liste zum Betriebssystem der Schule.
- Juni 2026
Start
Bestandsaufnahme mit Wilke an der Station, Masterplan für den Kurs-Copiloten, erste Klick-Prototypen im Browser.
- Juli 2026
Kern
Dashboard mit Wind- und Tide-Ampel, Wochenplan, Anmelde-Wizard in drei Sprachen, Schülerkartei aus 2.700 übernommenen Datensätzen.
- August 2026
Betrieb
Wiederanmeldung per Link für Stammgäste, ein zentraler Postausgang für alle Mails, Backup jede Nacht, Alarme bei Absagen, Kursplanung in zweiter Fassung.
- September 2026
Assistenz
KI-Assistent im Dashboard mit neun Werkzeugen für Schüler-Aktionen und Berichte, dazu Sicherheits- und Datenschutz-Härtung vor dem Saisonende.
Ausgangslage
Eine Schule, die nach Wind plant, kann nicht nach Liste arbeiten.
Kurse an der Nordsee hängen an Windstärke, Windrichtung und Hochwasser. Ein Tag mit zwanzig Kursen kann morgens um acht noch komplett anders aussehen als am Abend geplant. Die Verwaltung lief über eine Projekt-Software, WhatsApp-Gruppen und Zuruf an der Station.
Rund 2.700 Schülerdatensätze lagen in Boards, Gutscheine in einer zweiten Tabelle, Anmeldungen kamen per Formular, Mail und Telefon. Wer heute Kurs hatte, stand in drei Systemen, aber nirgends komplett.
Das System
Im Büro auf dem großen Schirm, an der Station auf dem Handy.
Echte Screenshots aus Dashboard und Anmeldung, mit Testdaten. Was hier zu sehen ist, läuft so im Betrieb.
Bausteine
Ein System statt vieler Zettel. Die Bausteine im Einzelnen.
Wochenplan mit Ampel
Jede Kachel zeigt Sportart, Trainer und Belegung, jeder Tag Wind und Hochwasser. Grün ist das Kursfenster, alles andere ist Warten. Verschieben per Griff, Doppelbelegungen werden markiert.
Anmelde-Wizard
Einzel- oder Gruppenanmeldung in wenigen Schritten, Haftungserklärung mit PDF-Beleg, WhatsApp-Zustimmung. In Deutsch, Englisch und Niederländisch, eingebettet in die Website der Schule.
Sturmtag in einem Schritt
Ganzen Tag absagen, Grund wählen, Teilnehmer per WhatsApp-Vorlage mit Zusage- und Absage-Knopf informieren. Was früher ein Abend am Telefon war, ist ein Dialog mit Bestätigung.
Auslastung auf einen Blick
Wer ist vor Ort und noch ohne Kurs, wie voll sind die nächsten vierzehn Tage, wo warten Gäste auf einen Platz. Aus Zahlen wird ein Vorschlag, aus dem Vorschlag ein Kurs.
KI-Assistent
Ein Assistent im Dashboard, der die Daten der Schule kennt: Wer ist noch nicht verplant, wer droht durchzurutschen, wie strukturieren wir die nächsten Tage. Er schlägt vor, das Team entscheidet.
06
Backup, Alarme, Postausgang
Jede Nacht um vier sichert das System 39 Tabellen als lesbare Dateien. Absagen lösen einen Alarm aus, technische Fehler laufen in eine Fehlerliste, Mails gehen ausschließlich über einen zentralen Postausgang.
Unsere Arbeit
Was Synectos gemacht hat. Und womit.
Kein Feature-Katalog, sondern die Arbeit hinter dem Ergebnis. Klapp auf, was dich interessiert.
Supabase / Postgresn8nVercelWhatsApp BusinessOpen-Meteo & PegelonlineClaude
Ergebnis
Was zählt, steht hier mit Quelle.
Daten, Code und Zugänge bleiben bei der SchuleKursfenster aus Wind und Hochwasser berechnetSammel-Absage statt TelefonketteBackup jede Nacht, Alarm bei jeder AbsageMehrsprachige Anmeldung ohne Rückfragen
GEBAUT · GEPRÜFT · ÜBERGEBEN · GEBAUT · GEPRÜFT · ÜBERGEBEN · GEBAUT · GEPRÜFT · ÜBERGEBEN
Was daraus wurde
Surfschul-OS. Ein System für viele Schulen.
Was für ÖY gebaut wurde, läuft seit Juli 2026 als mandantenfähige Demo unter eigener Marke: gleiche Kernfunktionen, getrennte Daten je Schule, ein Handbuch mit acht Kapiteln und ein Onboarding, das eine neue Schule vom Formular bis zur Willkommensmail in rund drei Minuten anlegt, ohne einen Handgriff dazwischen.
- Mandantenfähig: jede Schule sieht nur ihre Daten
- Handbuch v1.0 mit acht Kapiteln
- Onboarding vollautomatisch in rund drei Minuten
- Neue Funktionen entstehen zuerst im echten Betrieb auf Borkum
01
Warum eine eigene Software und keine Buchungsplattform
Die Entscheidung dahinter
Buchungsplattformen für Kurse gibt es viele. Keine kennt Wind und Hochwasser, keine sagt zwanzig Leuten in einem Schritt ab, und alle nehmen Provision oder Monatsgebühr für Funktionen, die eine Schule am Strand nicht braucht. Für ÖY war die Frage nicht, ob Software, sondern welche zur Station passt.
Lohnt sich eine eigene Software für eine Surfschule?
Wenn der Alltag vom Wetter abhängt, ja. Eine Surfschule plant nicht nach Kalender, sondern nach Wind, Richtung und Tide, und muss Kurse oft am selben Tag verschieben oder absagen. Fertige Buchungssysteme kennen diese Regeln nicht. Ein eigenes System bildet genau diesen Ablauf ab, gehört dem Betrieb und kostet keine Provision je Buchung. Für Schulen ohne diese Abhängigkeit ist ein fertiges System meist die günstigere Wahl, und das sagen wir vorher.
02
Wem das System gehört
Besitz statt Abhängigkeit
Wem gehören Daten, Code und Zugänge bei so einem Projekt?
Dem Betrieb. Die Daten liegen in einer eigenen Datenbank in der EU, getrennt von allen anderen Projekten, der Code in einem privaten Repository, und jede Nacht sichert das System alle Tabellen als lesbare Dateien in ein privates Archiv. Synectos betreibt und entwickelt weiter, kann aber jederzeit übergeben: Daten, Code und Zugänge gehen an die Schule, nichts hängt an einem Anbieter dazwischen.
Referenz / Web-App & Automation
Was soll bei dir als Nächstes laufen?
Erzähl uns von deinem Betrieb, deinem Produkt oder dem Ablauf, der endlich leichter werden soll.